職場の生産性を上げ続ける行動習慣


多くの書籍に書かれている
問題解決の一般的な一連の流れ。

① 【あるべき姿】を描く
② 【現状の事実】を把握
③ 【ギャップ(問題)】を抽出
④ 【発生原因】を深掘り
⑤ 【改善ポイント】を明らかに
⑥ 【改善策(仕組)】をつくる

この一連の流れにそって、
進めることができない。

そのような人材の数は、
想定よりも確実に多い。


ある老舗の大手企業の事業部。
30人の管理者の内、2名以外の
28名は、①から⑥ができない。

具体的には、
① あるべき姿が描けない
② 事実を具体的に把握していない
③ ギャップが何か特定できない
④ 発生原因を深掘りできない
⑤ 改善ポイントがわからない
⑥ 改善策が曖昧で行動に落ちない


また、問題解決の一連の流れには、
つづけるための行動が暗黙知化され
それを形式知として保有している

人はほぼいない。PDCAが回らない
原因の1つでもある。

□ あるべき姿を実現する動機
□ あるべき姿を実現するための
  1日完結のあるべき姿のステップ
□ 改善策の実践を通じた微修正


日々、ルーティンを続けることで、

□ インプットが偏っていく。
□【そもそも】を問いかける
  行動の数が減っていく。
□【そもそも】の直後には
 【なぜ】が随伴する。
□【なぜ】を問いかける
  行動の数が減っていく。
□ 時間軸に沿って、
   時間を巻戻し、事実を振返る
  ことが不足していく。

この状況化で、生産性を上げる
戦略課題がトップダウンされる。

生産性をあげる前に、まずはじめに
習慣化する必要がある行動は明らか。

現状の具体的な事実を把握すること。
目の前の事実だけではない。
事実は過去の出来事。時間軸に沿って、
過去の事実を思い出す。

この仕事は、
・今までやっているから
・やれといわれたから
となっている場合は、特に時間軸に
沿って、過去の事実を思い出す。

この行動習慣をつけることが、
まず、必要になる。
 
そもそも、私(達)は、
何をやってきているのか?
(具体的な過去の事実の把握)
 
例えば、時間とコストのムダが
発生しやすい会議の場合。

a. どのような会議(種類)を
b. 何人の人が参加して(人件費)
c. どの程度やっているのか(頻度)
d. 1回あたりの時間(投入時間)は
e. その会議のそもそもの目的は
f. 終了時の結果に繋がるアウトプットは
  (メンバーに望む具体的な行動)は

特にeとfが曖昧になる。eとfを曖昧な
ままにした状態で会議の生産性を上げ
ようとすると、人数と時間を減らすに
行き着く。これでは生産性は上がらない。

aからfの観点で振返り、言語化する。


そして、
① 現状のままで継続する
② やめてしまう ※迷うなら一旦止める。
  不具合が発生したら戻せばよい。
③ やり方を変えて続ける
  ・どの順番で変える
     ※負担感、影響度、重要度
   ・何を変える
     ※人数や時間を削減する以外にも
   ・どう変える
     ※必要なアウトプットの品質を
       適切なレベルにするために

系統的に具体的に進めることが重要。

並行して、そもそも、その目的は
何なのか?を都度、問いかけていく。

この手順と問いかけが不足する場合、
根本的な問題が解決できず、
益々、目の前のことに対処せざる
おえない環境に追い込まれていく。

会議の目的は、
・各自が抱える問題をクリアにし、
・次回までにやることを具体的に決め、
・その実現可能性も判断し、
・チェック表に落していく。
そのチェック表が議事録になる。

 
生産性を上げる行動を続ける
習慣をつけるために、

① わからない言葉が目と耳に入ったら、
   具体的な意味を調べる

② 問題が発生したら以下の仮の答えを
     書きだし、行動をはじめる
 ・ようするに、何が起こっているのか?
 ・どのような問題行動が原因なのか?
 ・それで、具体的にどう行動するのか?
 ・そもそも、なぜ、その行動をするのか?

③ 1日を終える前に、以下の視点で振返る
 ・今日できた小さな行動と行動の
    改善案を書きだす
 ・翌日のスケジュールを言葉で書きだす
 ・翌日以降に結果が出る仕事の
  スケジュールを書きだす
 ・書きだしたスケジュールにかける
    時間を書き加える

この誰でも知っているような行動を
組織全体の行動習慣にすることが、
生産性を上げ続ける組織をつくる
ピンポイントです。

機械化・自動化をする以前のこと。
それが、できていない状態で、
機械化・自動化をしても、生産性の
あげつづける組織にはならない。

一時のトレンドで終わらせるのは
もったいない。


人の育成も同じこと。相手の

① あるべき姿が描けない
 「今後、どうなって欲しいのか」

② 事実を具体的に把握していない
 「何ができていて、何が不足
  しているのか、わからない」
 「そもそも、忙しくて、
  行動を観察できていない、
  話が聴けていない」

その結果、③以降は出るはずがない。


また、相手は人間。
もし、①から⑥ができていても、
相手が聴く耳を持たないことがある。

その場合は、

・まず、相手に実際にやってもらう
・できていないことに直面させる
・相手に負担感のないやり方を
 目の前でやる
・さらに、同じ行動を1/2の速度で
 再度、やってみせる

それでも、相手が聴く耳を持たない
場合もある。

その際は、
相手が始めた新たな行動もしくは、
相手が始めたい行動の補助をして
あげる。

相手が興味があることであれば、
相手も聴く耳を持つ確率があがる。